แจกตารางสต๊อกสินค้า Excel ช่วยจัดการสินค้าได้อย่างเป็นระบบ

แจกสูตรตารางสต๊อกสินค้า Excel ฟรี พร้อมเทคนิคการวางแผนเชิงกลยุทธ์

การควบคุมสินค้าคงคลังอย่างแม่นยำคือหัวใจสำคัญในการทำกำไรของธุรกิจ เพื่อให้การจัดการสต๊อกสินค้าเป็นไปอย่างแม่นยำ เราจึงมีตัวช่วยที่ใช้ง่ายอย่างสูตรสำหรับไฟล์ Stock สินค้า Excel ที่อัดแน่นด้วยเทคนิคและสูตรคำนวณขั้นสูงมาฝาก 

เพื่อดูยอดคงเหลือจริง (Current Stock) การวางแผนเชิงกลยุทธ์ด้วย ROP (Reorder Point) รวมถึงวิเคราะห์สัญญาณสำคัญที่บ่งบอกว่าธุรกิจของคุณพร้อมแล้ว ที่จะยกระดับสู่ระบบจัดการสต๊อกที่ครบวงจร ใครที่อยากได้สูตรตารางสต๊อกสินค้า Excel ฟรี ช่วยให้การจัดการสต๊อกนั้นง่ายขึ้น ก็ไปอ่านกันได้เลยในบทความนี้

ทำไมไฟล์ stock สินค้า Excel ถึงเป็นจุดเริ่มต้นที่ดีต่อธุรกิจ

ตารางสต๊อกสินค้า Excel ฟรี เป็นเครื่องมือสำคัญสำหรับการสร้างวินัยและควบคุมสินค้าคงคลัง ก่อนที่คุณจะพิจารณาการลงทุนในระบบที่ซับซ้อนกว่า เพราะไฟล์ Excel ช่วยให้คุณมองเห็นภาพรวม และเข้าใจกลไกหลักของการบริหารสต๊อกผ่านการแยกข้อมูล STOCK IN และ STOCK OUT ออกจากกันอย่างชัดเจน

โปรแกรมสต๊อกสินค้า Excel ฟรีมีความแม่นยำและเสถียรอย่างไร

ความเสถียรของตารางสต๊อกสินค้านี้มาจากการใช้สูตรที่รับประกันความสมบูรณ์ของข้อมูลและจัดการกับการคำนวณข้ามชีตอย่างมีประสิทธิภาพ

การใช้ SUMIF และ VALUE คือหัวใจในการรวมยอดที่เชื่อถือได้

ความน่าเชื่อถือของยอดรวม Total Stock IN และ Total Stock OUT มาจากการใช้สูตร SUMIF เพื่อรวมยอดข้ามชีตตลอดทั้งคอลัมน์ การใช้ VALUE(…) หุ้มสูตรไว้ เพื่อบังคับให้ผลลัพธ์แสดงเป็นตัวเลข 0 เสมอ แม้ว่า SUMIF จะหาค่าไม่ได้ก็ตาม ซึ่งเป็นการป้องกันไม่ให้เกิด Error ในคอลัมน์ Current Stock ทำให้ระบบทำงานได้อย่างเสถียร

การป้องกันความผิดพลาดด้วย VLOOKUP ในการบันทึกรายการ

การใช้ VLOOKUP ในชีต STOCK IN และ STOCK OUT เพื่อดึงชื่อสินค้ามาแสดงอัตโนมัติ ช่วยลดความเสี่ยงจาก Human Error ได้อย่างมาก เมื่อคุณเลือก SKU Code แล้ว VLOOKUP จะดึงชื่อสินค้ามาแสดงทันที การทำเช่นนี้เป็นการยืนยันความถูกต้องของการบันทึก ก่อนการทำรายการจริง ทำให้รักษาความแม่นยำของ MASTER DATA ไว้ได้

ตัวอย่างการใช้สูตรลงในตารางไฟล์ Stock สินค้า Excel

เปิดไฟล์ขึ้นมาแล้วแบ่งชีตออกเป็น 3 หน้า ได้แก่ หน้า Master, Stock In และ Stock Out

จากนั้นใส่ข้อมูลสินค้าให้ครบแล้วเริ่มใส่สูตรตามขั้นตอนต่อไปนี้

*ชีตที่ 1 Master Data: รวมยอดและสรุปสถานะปัจจุบัน

1. Total Stock IN (คอลัมน์ E3): รับสินค้าเข้าคลัง

สูตร: =VALUE(SUMIF(’STOCK IN’!C:C, A3, ’STOCK IN’!E:E))

2. Total Stock OUT (คอลัมน์ F3): เบิก/ขายสินค้าออกจากคลัง

สูตร: =VALUE(SUMIF(’STOCK OUT’!C:C, A3, ’STOCK OUT’!E:E))

3. Current Stock (คอลัมน์ G3): ช่องคำนวณยอดคงเหลือ

สูตร: E3−F3

4. Status (คอลัมน์ H3): ไว้แจ้งเตือน ROP (Reorder Point) เพื่อบอกว่าควรทำอะไรกับสินค้ารายการนั้น

สูตร: =IF(G3≤5,”สั่งเพิ่มด่วน”,”พร้อมขาย”)

*ชีตที่ 2 Stock In: บันทึกรายการสินค้าที่นำเข้า

เนื่องจากไฟล์ STOCK IN มีคอลัมน์สำคัญที่ต้องดึงข้อมูลชื่อสินค้าจากชีต MASTER DATA เพื่อป้องกันความผิดพลาดสูตรหลักที่สำคัญที่สุดในหน้า STOCK IN จึงเป็นสูตร VLOOKUP ที่ใช้ในคอลัมน์ Product Name

สูตร: =IFERROR(VLOOKUP(C3,’MASTER DATA’!A:B,2,FALSE),””)

*ชีตที่ 3 Stock Out: สินค้าออกจากคลัง

สูตรสำหรับหน้า STOCK OUT จะคล้ายกับหน้า STOCK IN เนื่องจากหน้าที่ของมันคือการดึงชื่อสินค้ามา แสดงโดยอ้างอิงจาก SKU Code ที่ผู้ใช้กรอก เพื่อยืนยันความถูกต้องของข้อมูลก่อนการบันทึกรายการขายออก

สูตร: =IFERROR(VLOOKUP(C3,’MASTER DATA’!A:B,2,FALSE),””)

ตารางสต๊อกสินค้า Excel ช่วยวางแผนเชิงกลยุทธ์ได้ไหม?

นักบริหารสต๊อกมืออาชีพส่วนใหญ่จะใช้ตัวเลขเพื่อประกอบการตัดสินใจทางการเงินและการสั่งซื้อล่วงหน้า

ROP และ Inventory Value ในการตัดสินใจสั่งซื้อ

การบริหารสต๊อกต้องเน้นการทำกำไรสูงสุดและการควบคุมเงินทุนที่จมอยู่กับสินค้า การกำหนดจุด ROP (Reorder Point) ช่วยให้คุณปรับสูตร Status ให้แจ้งเตือนทันทีที่สต๊อกของสินค้าลดลงถึงจุดอันตราย

ขณะที่การคำนวณ Inventory Value (Current Stock×Unit Cost) ช่วยให้คุณเห็นภาพรวมเงินทุนที่จมอยู่กับสินค้าได้อย่างชัดเจน

การตั้งค่า Status เพื่อแจ้งเตือนเชิงกลยุทธ์

การแสดงผล Status ที่ถูกต้องคือการสื่อสารที่จำเป็นที่สุดในระบบสต๊อกสินค้า การเห็นสถานะ “สั่งเพิ่มด่วน” ทันทีเมื่อ Current Stock ลดลงต่ำกว่า ROP คือการรับประกันว่าคุณจะไม่พลาดโอกาสในการขายเนื่องจากการบริหารที่ล่าช้า การตั้งค่านี้จะเปลี่ยนตารางของคุณให้เป็นเครื่องมือแจ้งเตือนที่ทำงานอัตโนมัติตลอดเวลา

ตารางสต๊อกสินค้า Excel ฟรี มีข้อจำกัดไหมเมื่อธุรกิจโตขึ้น

เมื่อธุรกิจของคุณขยายตัวอย่างรวดเร็วไฟล์สต๊อกสินค้า Excel ฟรี จะไม่สามารถรองรับการทำงานในระดับองค์กรได้

ความเสี่ยงด้าน Data Integrity และ Human Error

ความเสี่ยงที่ใหญ่ที่สุดคือข้อมูลผิดพลาดหรือสูญหาย ซึ่ง Excel ป้องกันไม่ได้ การบันทึกข้อมูลแบบ Manual จึงมีโอกาสเกิด Human Error สูง เมื่อรายการและข้อมูลต่าง ๆ เพิ่มขึ้น เช่น โอกาสที่พนักงานจะคีย์ SKU ผิดพลาด หรือเผลอลบสูตร SUMIF หรือ VLOOKUP ในเซลล์สำคัญ ๆ เป็นต้น

โดยที่ Excel ไม่มีระบบสำรองข้อมูลอัตโนมัติหรือการควบคุมสิทธิ์การแก้ไขที่เข้มงวด เมื่อความผิดพลาดเกิดขึ้น ข้อมูล Current Stock ทั้งหมดจะคลาดเคลื่อนทันที ซึ่งเมื่อยอดขายเยอะขึ้น คุณเองก็ไม่ควรเสี่ยงกับเรื่องแบบนี้อีกต่อไป

ขีดจำกัดในการทำงานร่วมกันและการขายหลายช่องทาง

ไฟล์ Stock สินค้า Excel ไม่ได้ถูกออกแบบมาเพื่อรองรับการทำงานแบบ Real-Time และการขายหลายช่องทางอย่างมีประสิทธิภาพ เมื่อคุณต้องจัดการกับยอดขายที่มาจาก Marketplace, เว็บไซต์ และหน้าร้านพร้อมกัน Excel ไม่สามารถตัดสต๊อกเรียลไทม์ได้เลย 

นี่คือสาเหตุหลักที่ทำให้เกิดปัญหา Over-selling ที่สร้างความเสียหายให้กับชื่อเสียงของร้านค้า นอกจากนี้ การทำงานร่วมกันของทีมงานหลายคนในไฟล์ Excel เดียวกันยังทำได้ยากและล่าช้า ซึ่งเป็นอุปสรรคสำคัญต่อความเร็วในการดำเนินธุรกิจในยุคปัจจุบัน

ทางออกสำหรับคนที่ไม่อยากวุ่นวายกับสูตร Excel อีกต่อไป

ไม่อยากปวดหัวกับไฟล์ Excel ที่ยุ่งยากอีกต่อไปแล้วใช่ไหม ZORT สามารถจัดการให้อัตโนมัติ ด้วยฟีเจอร์ดี ๆ ที่ตอบโจทย์ได้ดังนี้

ZORT ช่วยลดภาระงานซับซ้อนและสร้างความแม่นยำ

ระบบ ZORT มีฟีเจอร์ Stock Management ที่ถูกออกแบบมาเพื่อกำจัดความยุ่งยาก ในการจัดการสต๊อกด้วยมือ

• กำจัดการคำนวณ ROP ด้วยตนเอง: คุณไม่ต้องกังวลกับการตรวจสอบว่ายอด Current Stock ของสินค้าแต่ละรายการต่ำกว่าจุดสั่งซื้อซ้ำ (ROP) ที่กำหนดไว้หรือไม่ เพราะ ZORT จะคำนวณวันที่และจำนวนที่แนะนำให้สั่งซื้อใหม่โดยอัตโนมัติ โดยอ้างอิงจากสถิติยอดขายและ Lead Time จริง

   

• Real-Time Multi-Channel Sync: ZORT แก้ปัญหา Over-selling ที่ Excel ทำไม่ได้ ด้วยการ อัปเดตสต๊อกสินค้าอัตโนมัติทุกแพลตฟอร์มเรียลไทม์ ไม่ว่าลูกค้าจะสั่งซื้อสินค้าจาก Shopee, Lazada, หรือเว็บไซต์ ยอดสต๊อกจะถูกตัดพร้อมกันทันที

   

• ความง่ายในการเปลี่ยนผ่าน: ZORT ยังคงรองรับการนำเข้าข้อมูลผ่านไฟล์ Excel ทำให้คุณสามารถโยกย้าย Master Data และสต๊อกเริ่มต้นจากตารางที่คุณสร้างไว้เข้าสู่ระบบได้ โดยไม่ต้องเริ่มต้นใหม่ทั้งหมด

บทสรุป

อ่านกันมาถึงตรงนี้แล้ว จะเห็นได้ว่าไฟล์ Stock สินค้า Excel นั้นถือเป็นอีกหนึ่งตัวช่วยที่ดีสำหรับผู้เริ่มต้นเรียนรู้จัดการสต๊อกสินค้า แต่อย่างไรก็ตาม พอองค์กรโตขึ้น การดูแลสูตร SUMIF ให้แม่นยำตลอดเวลาก็เสี่ยงผิดพลาดสูงมาก

ฉะนั้น เพื่อไม่ให้ความผิดพลาดนั้นเกิดขึ้นจากการคีย์ข้อมูลแบบ Manual ลงไฟล์ Stock สินค้า Excel และให้การขยับขยายธุรกิจของคุณเติบโตได้อย่างน่าเชื่อถือ ขอแนะนำ ZORT ระบบจัดการร้านค้า จัดการธุรกิจแบบครบวงจร ที่มีฟีเจอร์ดี ๆ ครอบคลุมการจัดการหลังบ้านมากมาย เช่น จัดการออเดอร์ออนไลน์ จัดการคำสั่งซื้อ หรือรายงานสต๊อกสินค้าและรายงานการขาย และอื่น ๆ อีกหนึ่งตัวช่วยที่จะทำงานหลังบ้านให้คุณอย่างเป็นระบบ คำนวณให้อัตโนมัติอย่างความแม่นยำ พร้อมรองรับการเติบโตธุรกิจของคุณได้อย่างมีประสิทธิภาพ

สนใจใช้ระบบจัดการร้านค้าครบวงจร

สอบถามข้อมูลเพิ่มเติม

โทร 02-026-6423

Line: @zort