ส่องความสำคัญทำไมคนทำธุรกิจถึงควรทำ Sale Report พร้อมทริคการทำรายงานยอดขายไว้เอาชนะใจลูกค้า

Sale Report หรือรายงานการขายซึ่งถือว่าเป็นสิ่งที่มีความสำคัญกับธุรกิจอย่างมากเพราะตัวข้อมูลที่ได้จากการทำรายงานนั้นสามารถนำไปต่อยอด ปรับปรุง หรือพัฒนาแผนธุรกิจของสินค้าและบริการให้มีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้นได้ แต่ปัญหาคือหลายองค์กรมักมองข้ามเพราะคิดว่ามีทีมวิเคราะห์ธุรกิจอยู่แล้ว ข้อมูลส่วนนี้จึงอาจไม่จำเป็น ZORT จึงอยากชวนคุณมาทำความเข้าใจถึงประโยชน์ของรายงานการขายอีกครั้งว่าสิ่งที่ธุรกิจจะได้รับมีอะไรบ้างและทำไมถึงควรให้ความสำคัญของรายงานการขาย

รายงานการขาย คืออะไร?

รายงานการขาย (Sale Report) คือ รายงานที่ได้ทำสรุปการขายสินค้า หรือบริการของธุรกิจที่จะช่วยบอกว่าขายสินค้าและบริการอะไรบ้าง สินค้าตัวไหนขายดี คิดเป็นจำนวนเงินเท่าไหร่และคิดเป็นกำไรกี่เปอร์เซ็นต์ที่ผ่านการจดบันทึกการขายที่เกิดขึ้น ณ ช่วงเวลาใดเวลาหนึ่ง เช่น  สรุปยอดขายรายวัน รายสัปดาห์ รายเดือน หรือรายปีให้สามารถนำรายงานการขายไปวิเคราะห์เพื่อวางแผนสร้างกลยุทธ์ในการขายดึงดูดผู้บริโภคเพื่อเพิ่มยอดขายต่อไป

ประเภทของรายงานการขายมีอะไรบ้าง?

รายงานยอดขายจะแบ่งออกเป็น 2 ประเภทหลัก ๆ ได้แก่ รายงานทั่วไปและรายงานเชิงวิเคราะห์ซึ่งแต่ละประเภทจะมีความสำคัญ ดังนี้

1. General Repost (รายงานทั่วไป) ที่จะเป็นรายงานทั่วไปของงานขาย อาทิ รายการใบเสนอราคา (Quotation) รายงานใบสั่งขายสินค้า (Sales Order) รายงานสรุปการสั่งขายสินค้าทั้งหมด รายงานสินค้าค้างส่ง รายงานขายสด (Cash Sales) รายงานสรุปการขายสด รายงานการขายเชื่อ (Credit Sales) รายงานการรับคืน, ลดหนี้ (Credit Note) รายงานเงินมัดจำ (Deposit) รายงานเงินมัดจำคงเหลือ หรือรายงานเคลื่อนไหวเงินมัดจำ

    

2. Analytic Repost (รายงานเชิงวิเคราะห์) จะเป็นการนำข้อมูลการขายมาทำการวิเคราะห์ข้อมูลซึ่งจะออกมาในรูปแบบรายงานสรุปที่อาจจะออกมาในรูปแบบ %  อาทิ รายงานสรุปยอดขายประจำวัน (Daily Sale Report) รายงายสรุปยอดขายประจำเดือน (Monthly Sale Report) รายงานวิเคราะห์สรุปขายเชื่อ/ขายสด (Credit/Cash Summary Report) รายงายวิเคราะห์การขายสุทธิ (Net Sales Summary report) รายงานเปรียบเทียบยอดขายรายเดือน หรือรายงานเปรียบเทียบยอดขาย 12 เดือน

ส่องข้อดี – ข้อเสียรายงานการขาย (Sale Report) ก่อนตัดสินใจ 

ข้อดี: ทำให้เห็นภาพรวมการขายของธุรกิจ ณ ช่วงเวลานั้น ๆ และได้ข้อมูลที่สามารถนำไปวิเคราะห์เพื่อวางกลยุทธ์ให้สอดคล้องกับพฤติกรรมของผู้บริโภค รวมถึงการพัฒนาปรับปรุงสินค้าและบริการให้สามารถเพิ่มยอดขายได้มากขึ้นจากการเสนอขายที่มีประสิทธิภาพ รู้ลึก รู้จริงเกี่ยวกับผู้บริโภค 

ข้อเสีย: ความยุ่งยากในการจัดเก็บข้อมูล

ทำไมธุรกิจจึงควรให้ความสำคัญของรายงานการขาย

สรุปความสำคัญของรายงานการขาย (Sale Report) ออกเป็น 5 ข้อใหญ่ ๆ ที่จะทำให้ธุรกิจได้เห็นภาพชัดขึ้นว่าทำไมถึงควรทำรายงานการขาย Sale Report Excel

1. เข้าใจความต้องการลูกค้ามากขึ้น เพราะหนึ่งในหัวใจสำคัญของการทำธุรกิจคือการตอบโจทย์ Customer Needs ที่หากเรานำผลสรุปรายงานยอดขายรายเดือนมาวิเคราะห์ก็จะช่วยให้เราเข้าใจลูกค้าแต่ละรายมากขึ้นว่าเขามีพฤติกรรมแบบใดทำให้ส่งผลดีต่อการนำเสนอสินค้าและผลิตภัณฑ์ในครั้งต่อไปให้ลูกค้า

2. ส่งเสริมการขายให้ลูกค้าตัดสินใจได้ง่ายขึ้น อย่าลืมว่า! ข้อมูลจากรายงานการขายสามารถนำมาวิเคราะห์ทางการตลาดเพื่อวางแผนสร้างกลยุทธ์ในการทำตลาดไม่ว่าจะเป็นการจัดโปรโมชั่น ออกแคมเปญ หรือกิจกรรมต่าง ๆ เพื่อส่งเสริมการขายซึ่งมีส่วนสำคัญในการทำให้ลูกค้าตัดสินใจซื้อสินค้า หรือบริการของเราได้ง่ายขึ้นและแน่นอนว่ายอดขายก็เพิ่มขึ้นตาม 

3. วิเคราะห์การขายสินค้าและผลิตภัณฑ์ได้อย่างแม่นยำ เพราะจากการวิเคราะห์ข้อมูลการขายจะบอกว่าสินค้าตัวไหนขายดี ทำกำไรและสินค้าตัวไหนคนซื้อน้อยซึ่งจะช่วยให้สามารถนำไปปรับแผนการขายกระตุ้นให้สินค้าที่ขายดีอยู่แล้วยังขายต่อไปได้และสินค้าที่ขายได้น้อยจะออกแคมเปญ หรือโปรโมชั่นอะไรเพื่อกระตุ้นให้ยอดขายเพิ่มขึ้นสร้างกำไรได้มากขึ้นนั่นเอง  

4. ปรับปรุงคุณภาพสินค้าและบริการกระตุ้นยอดขายได้เพิ่มขึ้น เพราะคงปฎิเสธไม่ได้ว่าข้อมูลสรุปยอดขายที่เคยบันทึกไว้จะช่วยให้เราวิเคราะห์พฤติกรรมลูกค้าว่ามีความพึงพอใจในผลิตภัณฑ์หรือไม่ มีเสียงตอบรับอย่างไร สิ่งเหล่านี้เป็นฐานข้อมูลที่ดีที่เราจะเข้าใจความต้องการเพื่อนำไปปรับปรุงคุณภาพสินค้าและบริการให้มีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้นและแน่นอนว่าจะสามารถกระตุ้นยอดขายให้เพิ่มขึ้นได้อย่างแน่นอน 

5. มีเป้าหมายธุรกิจที่ชัดเจน เนื่องจากรายงานสรุปการขายสามารถช่วยให้แต่ละบริษัทฯ สามารถคาดการณ์ยอดขายได้ในแต่ละไตรมาสว่าจะมียอดขายเท่าไหร่ส่งผลให้มีการวางกลยุทธ์ที่จะช่วยให้บริษัทมีผลกำไรมากขึ้นได้ตามที่ตั้งเป้า

ใครบ้างที่มีความจำเป็นจะต้องใช้รายงานการขาย (Sale Report) เพื่อวางแผนกลยุทธ์ที่นำไปสู่ความสำเร็จ

ต่อมาจะพูดถึงกลุ่มที่จำเป็นต้องใช้งานการขายซึ่งจะแบ่งออกเป็น 3 กลุ่มหลัก ๆ เพื่อนำรายงานที่ได้ไปใช้ในการวางแผนกลยุทธ์ของธุรกิจนำไปสู่ความสำเร็จ ดังนี้ 

1. องค์กร เจ้าของธุรกิจ หรือผู้ประกอบการอื่น ๆ ที่จะต้องรับรู้ถึงความต้องการของลูกค้าผ่านรายละเอียดข้อมูลเกี่ยวกับการขายและพฤติกรรมของผู้บริโภคซึ่งถูกจัดทำเป็นรายการจึงเป็นส่วนสำคัญที่เจ้าของธุรกิจจะได้เห็นภาพรวมทั้งหมดของธุรกิจนั่นเอง

    

2. ผู้จัดการฝ่ายขาย หรือหัวหน้าทีมขาย โดยข้อมูลรายงานการขายจะมีส่วนสำคัญให้ทีมขายทราบว่าเรามีลูกค้ารายเก่ากี่ราย รายใหม่กี่รายในช่วงที่ผ่านมา โดยแต่ละรายใช่เวลานานแค่ไหนถึงจะกลับมาซื้อซ้ำ หรือกลายมาเป็นลูกค้าของเรา รวมถึงพฤติกรรมของผู้บริโภคเป้นอย่างไรเพื่อให้เราสามารถสร้างกลยุทธ์ที่ตอบโจทย์ผู้บริโภคได้มีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น

    

3. พนักงานขายสินค้าและบริการ อีกกลุ่มที่ถึงแม้จะมีหน้าที่ขายสินค้าและบริการ แต่จะทำอย่างไรให้ขายได้ปัง ลูกค้าติดใจกลับมาซื้อกับเราอีกก็ต้องอาศัยรายงานสรุปที่จะแสดงให้เห็นว่าที่ผ่านมาสินค้าไหนขายดี สินค้าไหนมีแนวโน้มขายไม่ได้ แล้วพฤติกรรมผู้บริโภคเป็นแบบไหนเพื่อที่จะสามารถเสนอสินค้าและบริการได้ตรงใจลูกค้ามากขึ้น

ข้อมูลอะไรบ้างที่ต้องมีอยู่ใน รายงานการขาย (Sale Report)

สิ่งที่สำคัญจำเป็นต้องระบุในรายงานการขาย (Sale Report) ซึ่งควรจะต้องครอบคลุมข้อมูลดังนี้เพื่อช่วยให้คุณสามารถนำข้อมูลที่ได้รับไปวิเคราะห์เพื่อวางแผนสร้างกลยุทธ์ พัฒนา ปรับปรุงคุณภาพสินค้าและบริการได้อย่างมีประสิทธิภาพมาขึ้น ได้แก่ สรุปผลกำไรโดยรวม, สรุปยอดขายที่เกิดขึ้นโดยรวม, ยอดขายเฉลี่ยต่อสินค้าหรือบริการ, ช่องทางเพื่อให้ลูกค้าสามารถติดต่อเข้ามา, จำนวนสินค้าหรือบริการที่สามารถขายได้, จำนวนลูกค้าทั้งรายเก่าและรายใหม่ที่ติดต่อมาในแต่ละวันและเปอร์เซ็นต์หรือจำนวนของลูกค้าแล้วกลายมาเป็นลูกค้าจริง

คงปฎิเสธไม่ได้เลยใช่ไหมว่า Sale Report มีความสำคัญต่อธุรกิจซึ่งหากวันนี้ธุรกิจของคุณยังไม่เริ่มก็ยังไม่สาย โดยสามารถสร้างประเภทรายงานทั้งแบบรายงานยอดขายทั่วไปและรายงานเชิงวิเคราะห์ที่เริ่มต้นอาจจะยุ่งยากในการจัดเก็บข้อมูล แต่หากทำได้ละก็จะช่วยให้คุณเห็นภาพรวมของธุรกิจ ณ ช่วงเวลานั้น ๆ ทำให้สามารถนำไปวิเคราะห์เพื่อวางแผนกลยุทธ์ให้สอดคล้องกับพฤติกรรมของผู้บริโภคซึ่งไม่ว่าคุณจะเป็นเจ้าของธุรกิจ หัวหน้า หรือพนักงานฝ่ายขายก็นำไปวางแผนร่วมกันได้ในการเพิ่มยอดขายและนำเสนอขายต่อลูกค้าได้อย่างตรงใจตรงจุดมากยิ่งขึ้นแน่นอน

ส่วนใครที่พึ่งเริ่มต้นทำธุรกิจออเดอร์ยังเข้ามาไม่เยอะก็ยังไม่จำเป็นต้องซื้อโปรแกรมมาใช้อาจจะจดบันทึกกันเองในรูปแบบ Sale Report Excel และเมื่อธุรกิจเริ่มโตขึ้นก็อย่าลืมมาจัดการออเดอร์ออนไลน์ จัดการคำสั่งซื้อและ รับออเดอร์สินค้าได้ง่าย ๆ ด้วยระบบจาก ZORT ซึ่งจะทำหน้าที่เป็นผู้ช่วยทางธุรกิจในการเพิ่มยอดขายได้อย่างมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น

สนใจใช้ระบบจัดการร้านค้าครบวงจร

สอบถามข้อมูลเพิ่มเติม

โทร 02-026-6423

Line: @zort