ส่องระบบ POS คืออะไร? มีอะไรได้บ้างและทำไมถึงสำคัญกับร้านค้าต่าง ๆ

เราต่างอยู่ในยุคที่เทคโนโลยีกลายมาเป็นส่วนหนึ่งของชีวิตประจำวัน โดยมีการปรับปรุง พัฒนา และอัปเดตอยู่เสมอเพื่อเพิ่มความสะดวกให้คุณได้รับประสบการณ์ในการซื้อสินค้าและบริการที่ดีขึ้นจากธุรกิจต่าง ๆ ไม่ว่าจะเป็นร้านค้า ร้านอาหาร ห้างสรรพสินค้า ร้านค้าปลีกและอื่น ๆ โดยในปุจจุบันได้นิยมนำเอาระบบ POS มาใช้กันค่อนข้างแพร่หลายซึ่ง ZORT จะพาคุณไปทำความรู้จักระบบ POS คืออะไร ? และทำไมถึงมีส่วนสำคัญในการเพิ่มประสิทธิภาพให้ธุรกิจไม่ว่าจะออนไลน์และออฟไลน์

ทำความรู้จักระบบ POS คืออะไร ?

POS ย่อมาจาก Point of Sale System หากแปลเป็นไทยก็คือ จุดขาย จุดชำระเงินซึ่งจะเป็นระบบหน้าร้านในการขายสินค้าทั่วไปโดยนำมาช่วยในการจัดการการขายสินค้า การรับสินค้า ออกบิล ตลอดจนการวางแผนการตลาดซึ่งมักจะใช้ระบบ Barcode ทำงานควบคู่ไปกับระบบจัดการสินค้าและมักจะเห็นได้บ่อย ๆ ที่มินิมาร์ท ร้านค้าปลีก ร้านค้าทั่วไป หรือห้างสรรพสินค้าต่าง ๆ

ระบบ POS ประกอบด้วยอะไรบ้าง?

โดยในปัจจุบันระบบ POS หรือ ระบบขายหน้าร้านจะแบ่งออกเป็น 2 ส่วนใหญ่ ๆ ดังนี้  

• Software (โปรแกรม) ซึ่งเปรียบเสมือนหัวใจสำคัญของระบบ POS ซึ่งจะเป็นโปรแกรมที่ใช้ในการจัดการการขายสินค้าและบริการที่มีคุณสมบัติพื้นฐานในการใช้งานที่ควรจะมี แต่จริง ๆ ทำได้มากกว่านี้แต่อาจจะมีค่าใช้จ่ายที่เพิ่มขึ้นตามมา 

• บันทึกรายละเอียดร้านค้าและผู้ซื้อ
• บันทึกรายละเอียดสินค้าที่มีการรับเข้ามาขาย
• บันทึกรายละเอียดของสินค้าที่มีการขายสินค้าให้ผู้ซื้อ
• สามารถบันทึกรายงานความเคลื่อนไหวของสินค้าทุกประเภท
• เช็คสต็อกสินค้าและตัดสต็อกสินค้าที่มีการรับเข้าและขายออก
• ใช้งานร่วมกับ Scanner Barcode เพื่อรับสินค้าและขายสินค้า
• ใช้งานร่วมกับ Printer Slip เพื่อใช้ในการออกใบเสร็จให้กับลูกค้า
• ใช้งานร่วมกับ Customer Display เพื่อใช้ในการแสดงผลราคาของสินค้า
• ใช้งานร่วมกับ Cash Drawer เพื่อใช้สำหรับสั่งการเปิด-ปิด ลิ้นชักในการเก็บเงิน
• ระบบสามารถเชื่อมต่อเข้าด้วยกันหลายเครื่อง โดยผ่านระบบ Network WLAN

2. Hardware (อุปกรณ์) ก็จะถูกนำมาใช้งานร่วมกับระบบ POS ซึ่งสามารถทำงานร่วมกันได้หลายชนิดโดยครอบคลุมตั้งแต่ตัวเครื่องใส่โปรแกรม รวมไปถึงอุปกรณ์อื่น ได้แก่ 

• คอมพิวเตอร์ ที่ใช้ในการประมวลผลข้อมูลทั้งหมดเกี่ยวกับโปรแกรม POS และต้องใช้คู่กับจอภาพ
• Touch Screen Monitor ซึ่งจะเป็นหน้าจอแสงผลแบบสัมผัสที่ใ้ช้แสดงการทำงานของโปรแกรม เช่น  iPad ระบบ POS หรือ Tablet ระบบ Android
• Printer Slip หรือเครื่องพิมพ์ใบเสร็จจะใช้ในการพิมพ์ใบเสร็จรับเงินให้กับลูกค้าโดยมีเครื่องพิมพ์ทั้งแบบความร้อนและแบบหัวเข็ม
• Scanner Barcode เครื่องสแกนบาร์โค้ดซึ่งเป็นแบบเลเซอร์ที่มีไว้เพื่ออ่านรหัสบาร์โค้ดของสินค้านั้น ๆ 
• Cash Drawer หรือลิ้นชักเก็บเงินที่ใช้เก็บเงินและทอนเงินให้กับลูกค้าซึ่งจะเชื่อมทำงานควบคู่ไปกับเครื่องพิมพ์ใบเสร็จ
• Smart, Magnetic Reader เครื่องรูดบัตร หรือ RFID Reader เครื่องทาบบัตรก็จะใช้สำหรับการรูดจ่ายผ่านบัตรเดบิต หรือบัตรเครดิตในการชำระค่าสินค้าและบริการ

ระบบ POS สามารถทำอะไรได้บ้าง?

ต่อมาก็จะชี้ให้เห็นถึงระบบ POS ที่หากคุณจะนำมาใช้งานกับธุรกิจของคุณนั้นสามารถทำอะไรบ้าง โดยหยิบยกเอาคุณสมบัติเด่น ๆ มา 5 ข้อดังนี้ 

• เช็ค-ตัดสต็อกสินค้าได้อัตโนมัติ ให้ธุรกิจของคุณง่ายขึ้นโดยระบบ POS ที่จะช่วยให้ได้รับการแจ้งเตือนเมื่อสินค้า หรือวัตถุดิบในร้านใกล้หมด โดยจะช่วยให้ทราบว่าจะต้องสต๊อกสินค้า หรือวัตถุดิบใดเพิ่มจึงทำให้ไม่ต้องสต๊อกของเกินจำนวนและจัดสต๊อกได้เหมาะสมกับการขาย 

• ตรวจสอบสินค้า-บริการได้ตลอดเวลา เนื่องจากสามารถเช็คข้อมูลสินค้าและบริการได้ตลอดเวลาทำให้ทราบว่าสินค้าตัวไหนขายดี ตัวไหนขายไม่ได้ รายได้ต่อวันเท่าไหร่ซึ่งจะช่วยให้เจ้าของธุรกิจสามารถนำไปวางแปนในกาทรทำการตลาดเพื่อออกโปรโมชั่น หรือแคมเปญในการกระตุ้นการขายได้อย่างมีประสิทธิภาพ 

• มีสรุปรายงานยอดขาย โดยจะมีการบันทึกรายละเอียดเกี่ยวกับค่าใช้จ่ายโดยสามารถตรวจสอบยอดขายสินค้าและบริการได้ซึ่งจะช่วยเช็คว่าตรงกับเงินในลิ้นชักหรือไม่จึงเป็นข้อดีที่ช่วยตัดปัญหาการฉ้อโกงที่อาจเกิดขึ้นได้นั่นเอง

• รับข้อมูลแบบเรียลไทม์ สำหรับเจ้าของธุรกิจที่ไม่มีเวลาเข้าไปดูแลร้านเนื่องจากอาจจะมีหลาย ๆ กิจการก็สามารถเช็คข้อมูลผ่านโทรศัพท์มือถือ, iPad หรือ Tablet ได้ทุกที่ทุกเวลาและสามารถรับรู้ถึงกำไรและขาดทุนได้อีกด้วย
• วิเคราะห์และปรับปรุงร้านค้าให้ดีขึ้น เนื่องจากสามารถนำข้อมูลที่ได้รับทั้งจากการายการยอดขาย การเช็ค-ตัดสต๊อกมาใช้ในการจัดการสินค้าและบริการ รวมถึงระบบ CRM ที่ช่วยให้รู้ถึงกลุ่มลูกค้าประจำเพื่อนำไปกระตุ้นให้ลูกค้ากลุ่มนั้นใช้จ่ายมากขึ้นและลดภาระงานของพนักงานให้มีเวลาในการดูแลส่วนอื่น ๆ หรืองานบริการลูกค้าให้ดีมากยิ่งขึ้น

ตัวอย่างระบบ POS

• ร้านอาหาร : ซึ่งมักจะใช้ระบบ POS ในการเช็ค-ตัดสต๊อกสินค้าโดยอัติโนมัติซึ่งจะช่วยให้เจ้าของร้านเช็ควัตุดิบได้ทันที่าตอนนี้มีวัตถุดิบเหลือเท่าไร ได้ยอดขายกี่บาทและสามารถเช็คยอดจากระบบ POS เทียบกับในลิ้นชักว่าได้เงินตรงกันหรือไม่ 
• ร้านสะดวกซื้อ ร้านค้าปลีก: ก็มักจะนำระบบ POS มาใช้ในการคิอดเงิน รวมถึงการเช็ค-ตัดสต๊แกหลังการขายสินค้าได้ทันทีโดยสามารถเช็คยอดขายและผลกำไร-ขาดทุนได้อีกด้วย
• ร้านกาแฟ: ที่ไม่ได้ใช้ระบบ POS เฉพาะการคิดเงินเท่านั้น แต่ยังรวมถึงการรับออร์เดอร์ จัดทำสมุดบัญชีร้านจากผ่านรายงานยอดขายและนำไปวางกลยุทธ์เพื่อบริหารให้มีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น

ข้อควรรู้เพิ่มเติมก่อนตัดสินใจซื้อระบบ POS 

ข้อควรรู้เพิ่มเติมที่คุณควรทราบ คือ ระบบ POS มีค่าใช้จ่ายค่อนข้างสูงและการซื้อระบบไปใช้ก็มีทั้งแบบซื้อขาดและจ่ายรายเดือน รวมถึงมีโอกาสนที่ระบบจะล่มได้ ดังนั้นจึงควรคิดแผนสำรองเหล่านี้ไว้ล่วงหน้าเพื่อป้องกันไม่การดำเนินการของร้านต้องหยุดชะงัก

รวมทุกคำถามตอบทุกข้อสงสัยเกี่ยวกับ ระบบ POS

คงพอจะเข้าใจกันแล้วว่าระบบ POS คืออะไร มีส่วนประกอบอะไรบ้างและสามารถนำไปใช้อะไรบ้างและที่สำคัญคือทราบข้อมูลเพิ่มเติมที่ควรระวังกันไปแล้ว แต่อาจจะมีคำถามอื่น ๆ ที่ยังสงสัยซึ่ง ZORT ได้รวบรวมคำถามที่พบบ่อยมาตอบทุกข้อสงสัย ดังนี้ 

Q1: มินิมาร์ท ร้านอาหาร หรือธุรกิจค้าปลีกจำเป็นต้องใช้ระบบ POS หรือไม่

หากถามว่าจำเป็นหรือไม่ ก็คงถามย้อนกลับไปว่ามีจำนวนลูกค้าจำนวนมากหรือไม่ เพราะหากมีเข้ามาบ่อย ๆ พนักงานไม่เยอะมากและพอมีเงินที่จะลงทุน แนะนำให้ซื้อเครื่อง POS ที่จะเข้ามาลดภาระงานให้ได้เพิ่มจุดโฟกัสอื่น ๆ เช่นการบริการลูกค้าให้ได้รับความพึงพอมากขึ้น รวมถึงการจัดทำรายงานสรุปยอดขาย เป็นต้น 

Q2: ซื้อ POS แบบซื้อขาด หรือจ่ายแบบรายเดือน 

แนะนำว่าแบบจ่ายรายเดือน เพราะจะได้ระบบที่อัปเกรดมีการพัฒนาอยู่ตลอดเวลา เชื่อมโยงข้อมูลได้ทุกที่ทุกเวลา พร้อมสำรองข้อมูลได้อัตโนมัติบน Cloud System อีกทั้งยังติดต่อและแก้ปัญหาได้อย่างรวดเร็วกว่าการจ่ายแบบซื้อขาดที่อาจจะต่างจากแบบรายเดือนอย่างเดียวคือราคาที่ถูกกว่า 

Q3: ทำไมระบบ POS จึงถูกใจเจ้าของธุรกิจ 

เพราะสามารถให้บริการลูกค้าได้รวดเร็วขึ้น จัดการระบบร้านค้าอย่างมีประสิทธิภาพ รวมถึงการเช็ค – ตัดสต๊อกอัตโนมัติ มีสรุปรายงานยอดขายที่สามารถนำไปวิเคราะห์และปรับปรุงร้านให้ดีขึ้น รวมถึงนำข้อมูลที่ได้รับมาวิเคราะห์เพื่อออกโปรโมชั่นและแคมเปญกระตุ้นการขายได้ดีขึ้น ส่วนเจ้าของธุรกิจที่ไม่มีเวลามาดูหน้าร้านก็สามารถดูข้อมูลต่าง ๆ ทั้งยอดขายกำไร – ขาดทุนแบบเรียลไทม์ อีกทั้งยังช่วยเพิ่มเวลาให้กับพนักงานได้ไปโฟกัสงานส่วนอื่น ๆ ให้ดีมากขึ้นและที่สำคัญช่วยลดค่าใช้จ่ายให้กับเจ้าของธุรกิจ

Q4: โปรแกรมของ POS เชื่อมต่อกับฮาร์ดแวร์อะไรได้บ้าง 

โดยทั่วไปโปรแกรม POS จะสามารถเชื่อมต่ออุปกรณ์ เช่น เครื่องคิดเงิน Android/Windows เครื่องอ่านบาร์โค้ด เครื่องพิมพ์ใบเสร็จและลิ้นชักเก็บเงินให้เชื่อมโยงถึงกัน 

Q5: ระบบ POS มีฟีเจอร์ Food Delivery สำหรับร้านอาหารหรือไม่

มี โดยระบบ POS จะมีฟีเจอร์ Food Delivery เพื่อช่วยอำนวยความสะดวกให้กับธุรกิจต่าง ๆ ในการช่วยเพิ่มยอดขายนั่นเอง

คงจะพอเข้าใจระบบ POS หรือ Point of Sales ซึ่งเข้ามาช่วยจัดการระบบการขายให้มีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้นด้วยองค์ประกอบทั้งฮาร์ดแวร์และซอร์ฟแวร์ที่เข้ามาบทบาทสำคัญในการช่วยเช็คสต๊อกสินค้าได้อัตโมัติ ตัดสต๊อกแบบเรียลไทม์ สรุปรายงานยอดขาย ได้รับข้อมูลแจ้งเตือนตลอดและสามารถนำไปปรับปรุงร้านให้ดีขึ้นซึ่งเหมาะกับธุรกิจต่าง ๆ ไม่ว่าร้านอาหาร ร้านกาแฟ ร้านสะดวกซื้อร้านค้าปลีกที่ได้ยกตัวอย่างมาและยังตอบทุกคำถามที่พบบ่อยซึ่งคงจะช่วยให้คุณตัดสินใจง่ายขึ้นว่าควรซื้อระบบ POS ติดร้านไว้หรือไม่ 

ส่วนหากคุณต้องการใช้ระบบจัดการร้านค้าแบบครบวงจร หรือต้องการจัดการสต๊อกสินค้าด้วยระบบสต๊อกสินค้าออนไลน์ก็สามารถมาขอรับคำปรึกษา หรือสอบถามข้อมูลเพิ่มเติมได้ที่ ZORT

สนใจใช้ระบบจัดการร้านค้าครบวงจร

สอบถามข้อมูลเพิ่มเติม

โทร 02-026-6423

Line: @zort