รวมวิธีตั้งข้อความตอบกลับอัตโนมัติ Messenger ทำเองได้ใน 5 นาที!
ปัจจุบันนี้ การตั้งข้อความตอบกลับอัตโนมัติ Messenger สามารถทำได้ฟรีผ่าน Meta Business Suite ทั้งบนคอมพิวเตอร์และสมาร์ตโฟน ใช้เวลาไม่ถึง 5 นาทีต่อการตั้งค่า 1 ข้อความ ไม่ต้องพึ่งโปรแกรมเมอร์หรือทีมไอที เพียงเข้าไปที่เมนูจัดการข้อความของเพจแล้วเลือกรูปแบบที่ต้องการ เพจก็จะเริ่มตอบลูกค้าอัตโนมัติทันทีที่มีคนทักเข้ามา
บทความนี้ ZORTOUT จะพาไปดูตั้งแต่ประเภทข้อความตอบกลับที่มีให้เลือก วิธีตั้งค่าทั้งบนคอมพิวเตอร์และสมาร์ตโฟน ไปจนถึงวิธีแก้ไขข้อความที่ตั้งไว้แล้วเมื่ออยากเปลี่ยน พร้อมเทคนิคเขียนข้อความให้ลูกค้ารู้สึกเหมือนคุยกับคนจริง ไม่ใช่หุ่นยนต์ จะมีอะไรบ้างมาดูกันเลย
ข้อความตอบกลับอัตโนมัติ Messenger คืออะไร?
ข้อความตอบกลับอัตโนมัติ (Automated Responses) หรือข้อความตอบกลับเพจ คือฟีเจอร์ในกล่องข้อความของเพจ Facebook ที่ช่วยตอบแชทลูกค้าทันทีโดยที่แอดมินไม่ต้องพิมพ์เอง เหมาะกับช่วงเวลาที่มีลูกค้าทักเข้ามาพร้อมกันจำนวนมาก หรือช่วงนอกเวลาทำการที่ไม่มีแอดมินตอบ
ข้อความตอบกลับอัตโนมัติมีกี่แบบ?
ประเภทข้อความตอบกลับหลักที่เลือกใช้ได้มีดังนี้
- ข้อความทักทายทันที (Instant Reply) ส่งทันทีเมื่อลูกค้าเริ่มทักมาครั้งแรก
- ข้อความไม่อยู่ (Away Message) ตั้งเวลาให้ส่งเฉพาะช่วงที่เพจตั้งสถานะ “ไม่อยู่” หรือนอกเวลาทำการ
- คำถามที่พบบ่อย (FAQ) ตั้งคำถามที่ลูกค้ากดเลือกได้เองสูงสุด 5 ข้อ พร้อมคำตอบสำเร็จรูป
- ข้อมูลติดต่อ ส่งเบอร์โทร เว็บไซต์ หรือที่อยู่ร้านอัตโนมัติเมื่อลูกค้าถามหา
- คีย์เวิร์ดที่กำหนดเอง (Custom Keywords) ตั้งคำตอบสำหรับคำที่คาดว่าลูกค้าจะพิมพ์ถามบ่อย
วิธีตั้งค่าข้อความตอบกลับในเพจ ทำได้ง่าย ๆ ทั้งบนคอมฯ และสมาร์ตโฟน
ก่อนที่จะเริ่มตั้งค่า อย่าลืมตรวจสอบก่อนว่าบัญชีของคุณมีสิทธิ์เป็นผู้ดูแลเพจ (Admin), ผู้แก้ไข (Editor) หรือผู้ควบคุมดูแล (Moderator) หรือไม่ เพราะผู้ที่มีสิทธิ์เหล่านี้เท่านั้นจึงจะตั้งค่าข้อความตอบกลับอัตโนมัติได้ จากนั้นเลือกทำตามขั้นตอนบนอุปกรณ์ที่ใช้งานสะดวกได้เลย
กรณีตั้งค่าข้อความตอบกลับบนคอมพิวเตอร์ (ผ่านเว็บไซต์ Meta Business Suite)
หากสะดวกใช้งานผ่านเว็บไซต์ สามารถตั้งค่าตามขั้นตอนด้านล่างได้เลย
- เข้าเว็บไซต์ business.facebook.com แล้วเลือกเพจที่ต้องการตั้งค่า
- ไปที่เมนู “Inbox (กล่องข้อความ)” แถบเมนูด้านซ้าย
- คลิก “Automations (ระบบอัตโนมัติ)”
- เลือกประเภทข้อความที่ต้องการ เช่น Instant Reply หรือ FAQ
- พิมพ์ข้อความตอบกลับที่ต้องการ สามารถใส่ชื่อลูกค้าอัตโนมัติในข้อความได้ด้วย
- กด “บันทึก (Save)” ระบบจะเริ่มใช้งานทันที
กรณีตั้งค่าข้อความตอบกลับบนสมาร์ตโฟน (ผ่านแอป Meta Business Suite)
ถ้าไม่สะดวกเปิดคอมฯ ตั้งค่าผ่านแอป Meta Business Suite บนสมาร์ตโฟนได้เช่นกัน (รองรับทั้ง iOS และ Android)
- เปิดแอป Meta Business Suite แล้วเลือกเพจที่ต้องการ
- แตะเมนู “Inbox” ที่แถบด้านล่างหรือด้านข้างของแอป
- แตะ “Automations” หรือ “การตอบกลับอัตโนมัติ” (เมนูและชื่อฟังก์ชันอาจต่างกันเล็กน้อยตามการอัปเดตของ Meta)
- เลือกประเภทข้อความที่ต้องการตั้งค่า พิมพ์ข้อความ แล้วแตะบันทึก
หน้าจอสมาร์ตโฟนอาจแสดงผลกระชับกว่าบนคอมพิวเตอร์ แต่ประเภทข้อความและฟังก์ชันการทำงานเหมือนกันทุกอย่าง
อยากเปลี่ยนข้อความที่ตั้งไว้แล้ว แก้ไขยังไง?
การแก้ไขข้อความตอบกลับในเพจไม่ต้องลบทิ้งแล้วตั้งใหม่ ไม่ว่าจะแก้ไขข้อความตอบกลับในเพจบนมือถือหรือบนคอมพิวเตอร์ ก็ทำตามขั้นตอนเดียวกันได้เลย
- กลับเข้าไปที่เมนู Automations เหมือนตอนตั้งค่าครั้งแรก
- เลือกข้อความตอบกลับที่ต้องการแก้ไขจากรายการ
- แก้ไขข้อความ หรือแตะสวิตช์ (Toggle) ด้านบนเพื่อปิด – เปิดการใช้งานชั่วคราว
- กด “บันทึก (Save)” การเปลี่ยนแปลงจะมีผลทันที
จุดนี้มีประโยชน์มากถ้าร้านมีโปรโมชั่นตามฤดูกาลหรือเปลี่ยนเวลาทำการบ่อย เพราะแก้ข้อความได้เองทุกครั้งโดยไม่ต้องรอทีมไอที
เทคนิคเขียนข้อความตอบกลับอัตโนมัติให้ลูกค้าไม่รู้สึกว่าคุยกับหุ่นยนต์
การตั้งค่าข้อความตอบกลับ Facebook ที่ดีควรทำให้ลูกค้ารู้สึกว่าได้รับการตอบสนอง ไม่ใช่โดนเมินด้วยข้อความสำเร็จรูป
- บอกกรอบเวลาที่ชัดเจน เช่น “ทีมงานจะตอบกลับภายใน 15 นาทีในเวลาทำการ” แทนคำกลางๆ อย่าง “รอสักครู่”
- ใส่ชื่อลูกค้า ใช้ฟีเจอร์ใส่ชื่อลูกค้าอัตโนมัติในข้อความ ช่วยให้ดูเป็นส่วนตัวมากขึ้น
- บอกสิ่งที่ลูกค้าทำต่อได้ทันที เช่น แนบลิงก์สินค้าหรือคำถามที่พบบ่อยไว้ในข้อความเดียวกัน
- ปรับข้อความตามฤดูกาล เช่น ช่วงเทศกาลหรือโปรโมชั่น เพื่อให้ลูกค้ารู้ว่าเพจยังติดตามดูแลอยู่
ข้อความตอบกลับอัตโนมัติช่วยตอบลูกค้าในช่วงแรกเท่านั้น แต่เมื่อลูกค้าสนใจซื้อจริง แอดมินยังต้องเข้ามาพูดคุยและปิดการขายต่อ จึงควรหมั่นตรวจสอบข้อความและตอบแชทอย่างสม่ำเสมอ
ข้อจำกัดที่ควรรู้ก่อนตั้งข้อความตอบกลับอัตโนมัติ
แม้ว่าระบบจะช่วยอำนวยความสะดวกได้มาก แต่ก็มีเงื่อนไขบางอย่างที่ควรรู้เพื่อวางแผนรับมือ
- ข้อความตอบกลับอัตโนมัติแต่ละข้อความมีจำกัดความยาวประมาณ 500 ตัวอักษร
- ถ้าตั้งสถานะเพจเป็น “ไม่อยู่ (Away)” ระบบจะส่ง Away Message เป็นหลัก และ Instant Reply อาจไม่ทำงานในช่วงเวลานั้น
- คีย์เวิร์ดที่กำหนดเองและคำถามที่พบบ่อยตั้งได้จำนวนจำกัดต่อรายการ ควรเลือกเฉพาะคำถามที่ลูกค้าถามบ่อยที่สุดจริง ๆ
- ข้อความทักทายทันทีและข้อความไม่อยู่ไม่ถูกนับรวมในอัตราการตอบกลับหรือเวลาตอบกลับของเพจ
รายละเอียดของฟีเจอร์และข้อจำกัดอาจเปลี่ยนแปลงตามการอัปเดตของ Meta จึงแนะนำให้ตรวจสอบข้อมูลล่าสุดจาก Meta Help Center เป็นระยะ
เพจโตขึ้น ข้อความตอบกลับอัตโนมัติแบบเนทีฟไม่พอ ต้องทำยังไงต่อ?
ตั้งค่าข้อความตอบกลับในเพจได้ฟรีผ่าน Meta Business Suite เหมาะสำหรับการตอบลูกค้าในขั้นต้น เช่น ส่งข้อความต้อนรับ แจ้งเวลาทำการ หรือแจ้งว่าทางร้านจะติดต่อกลับในภายหลัง แต่สำหรับร้านค้าที่มีลูกค้าทักเข้ามาหลายสิบหรือหลายร้อยแชทต่อวัน ข้อจำกัดของระบบก็จะเริ่มเห็นชัดขึ้น เพราะไม่สามารถติดตามบทสนทนาต่อเนื่อง จดจำข้อมูลของลูกค้า หรือแยกการตอบกลับตามพฤติกรรมของแต่ละคนได้ ทำให้การดูแลลูกค้าหลายแชทพร้อมกันเริ่มใช้เวลามากขึ้น
ร้านค้าหลายแห่งจึงเลือกใช้เครื่องมือเสริม เช่น ระบบ Chatbot หรือ Workflow จากผู้ให้บริการภายนอก เพื่อช่วยคัดกรองคำถามที่พบบ่อยและส่งต่อลูกค้าไปยังแอดมินได้เป็นขั้นตอนมากขึ้น แต่เมื่อถึงขั้นที่ลูกค้าตัดสินใจสั่งซื้อแล้ว เครื่องมือเหล่านี้จะยังช่วยได้เฉพาะเรื่องการตอบแชทเท่านั้น ยังไม่สามารถตัดสต๊อก ออกบิล หรือติดตามสถานะออเดอร์ได้ จึงเริ่มมีหลายร้านเลือกใช้ระบบจัดการออเดอร์เข้ามาช่วยจัดการงานหลังบ้าน เพื่อให้การทำงานหลังบ้านเป็นระบบมากขึ้น
คำถามที่พบบ่อย (FAQs) เกี่ยวกับการตั้งข้อความตอบกลับ Messenger
ข้อความตอบกลับอัตโนมัติใช้กับ Instagram ได้ไหม?
ได้ ตั้งค่าผ่าน Meta Business Suite เดียวกัน สามารถเลือกให้ข้อความตอบกลับทำงานทั้งบน Messenger และ Instagram พร้อมกันหรือแยกช่องทางก็ได้
ตั้งค่าข้อความตอบกลับ Facebook แอดมินยังตอบแชทลูกค้าเองได้ไหม?
ได้ตามปกติ ข้อความตอบกลับอัตโนมัติไม่ได้แทนที่หรือปิดกั้นการตอบแชทด้วยตัวเอง เป็นเพียงข้อความที่ส่งให้ลูกค้าเห็นระหว่างที่ยังไม่มีใครเข้ามาตอบ แอดมินสามารถกดเข้าไปตอบต่อในแชทเดิมได้ทันทีที่สะดวก
ตั้งทั้ง Away Message และ Instant Reply พร้อมกัน อันไหนทำงานก่อน?
ถ้าเปิดใช้งานทั้งสองอย่างพร้อมกันในช่วงที่เพจตั้งสถานะ “ไม่อยู่” ระบบจะให้ความสำคัญกับ Away Message ก่อน Instant Reply
สรุป
ตั้งข้อความตอบกลับอัตโนมัติ Messenger ช่วยให้ลูกค้าไม่ต้องรอนาน แต่เมื่อลูกค้าทักเข้ามาปิดการขายจริงแล้ว ขั้นตอนถัดไปคือการจัดการออเดอร์และสต๊อกให้ไม่หลุดจากมือ ซึ่งเป็นเรื่องที่ร้านค้าที่ขายผ่านแชทเป็นหลักมักเจอปัญหาเมื่อออเดอร์เยอะขึ้น
ระบบหลังบ้านอย่าง ZORTOUT ช่วยรวมออเดอร์จากแชท Facebook, LINE และช่องทางขายอื่นไว้ในที่เดียว ตัดสต๊อกแบบเรียลไทม์ พร้อมออกบิลและติดตามการจัดส่ง ช่วยให้ร้านที่ตอบแชทเร็วอยู่แล้ว ปิดการขายและส่งของได้เร็วขึ้นไปอีกขั้น
สนใจใช้ระบบจัดการร้านค้าครบวงจร
สอบถามข้อมูลเพิ่มเติม
โทร 02-026-6423
Line: @zort
