ส่องกลยุทธ์การจัดการคลังสินค้าด้วยวิธีคำนวณ Max–Min Stock ที่นำไปใช้ได้จริง! ประสิทธิภาพสูง 

ในยุคเฟื่องฟูของธุรกิจออนไลน์ที่หลายร้านเริ่มต้นจาก 0 จนเริ่มมีออร์เดอร์และต่อยอดจนธุรกิจเติบโตทำให้ต้องมีการขนาดสเกลงาน โดยเฉพาะการจัดการเรื่องคลังสินค้าที่จะต้องรองรับออร์เดอร์ที่เพิ่มขึ้นให้เพียงพอและหลายครั้งเราก็มักจะพบว่า การคำนวณ Stock สินค้าไม่สอดคล้องกับความเป็นจริงซึ่งเราจะแชร์เคล็ดลับฉบับคนพึ่งเริ่มผ่านสูตรคํานวณ Min Max Stock อย่างไรให้มีประสิทธิภาพเพื่อให้จัดการสต๊อกได้ง่ายขึ้น  

Safety Stock คืออะไร 

ก่อนจะไปเริ่มการคำนวณอยากให้เข้าใจความหมายของ Safety Stock กันเสียว่าคืออะไรเพราะค่อนข้างมีความสำคัญกับการจัดการบริหารคลังสินค้านั่นเอง  

Safety Stock คือ การบริหารสินค้าคงคลังขั้นต่ำ หรือที่เรียกอีกอย่างว่า “สินค้ากันชน” ที่ธุรกิจมักจะเก็บไว้นอกเหนือจากความต้องการทั่วไปเพื่อใช้ในการแก้ปัญหาความแปรผันของกำลังการผลิต หรือเหตุการณ์ที่ไม่คาดฝันต่าง ๆ อาทิ ความต้องการของลูกค้าเพิ่มขึ้นกะทันหัน ระบบการขนส่งเกิดความล่าช้า หรือได้รับผลกระทบจากการขาดความสามารถในการผลิตของซัพพลายเออร์ จึงจำเป็นต้องมีแผนในการสำรองสินค้าเอาไว้ให้พร้อมขาย หรือพร้อมจัดส่งในขณะที่รอสินค้ากำลังจะมาถึง หรือผลิตเสร็จ 

Min-Max Stock คืออะไร 

ต่อเนื่องมาจาก Safety Stock เพื่อสร้างความเข้าใจให้มากขึ้นก็จะขออธิบายเพิ่มเติมเกี่ยวกับการจัดการคลังสินค้าแบบต่ำสุดและสูงสุด หรือ Min – Max Stock คืออะไร  

• Minimum Stock คือ ตัวเลขต่ำสุด (Min) ที่ควรมีสินค้าไว้ในสต๊อกซึ่งจะนับเป็นหน่วยตามรายการสินค้า เช่น ร้านนาย ก ขายยางอะไหล่รถยนต์รุ่น A ได้จำนวน 10 ชิ้นต่อวัน ดังนั้นค่า Min ของอะไหล่รถยนต์รุ่น A ควรจะอยู่ที่ 10 ชิ้น  
• Maximum Stock คือ ตัวเลขสูงสุด (Max) ที่ควรมีสินค้าไว้ในสต๊อกและไม่ควรมีมากกว่านี้เพราะอาจก่อให้เกิดความเสี่ยงต่อคลังสินค้าเก่า รวมถึงเพิ่มโอกาสเสี่ยงต่อการขาดทุนสูง

วิธีการคำนวณ Max-Min Stock 

ต่อมาจะเป็นวิธีการคำนวณ Max-Min Stock ที่จะมีการลำดับการคำนวณเพื่อคิดปริมาณสินค้าต่ำสุดและสูงสุดให้มีประสิทธิภาพมากขึ้น  

1. เริ่มจากเก็บข้อมูลของสินค้าแต่ละชนิด เป็นเรื่องที่สำคัญมากเพราะข้อมูลดิบเหล่านี้ที่ถูกบันทึกว่าแต่ละวันมีปริมาณที่ขายได้ หรือมีลูกค้ามาสั่งจอง ส่งปลายทางว่ามีการมารับจริงมากน้อยเพียงซึ่งแนะนำให้แยกรายการแต่ละวันเพื่อเปรียบเทียบว่ามีการสั่งซื้อแตกต่างกันมากน้อยเพียงใด เช่น ช่วงจันทร์ – เสาร์ที่มีการส่งของวันไหนมียอดสั่งซื้อมากสุด หรืออาจจะเปรียบเทียบเป็น 1 – 30/31 วันว่าช่วงคนจับจ่ายใช้สอยมากสุด เช่นช่วงเงินเดือนออก หรือช่วงไหนขายยากสุด เช่น ปลายเดือน รวมไปถึงการศึกษาปัจจัยที่มีผลต่อการบริโภค 
2. หาค่าเฉลี่ยสินค้า โดยการคำนวณว่าแต่ละวันมีการขายสินค้าออกไปจำนวนเท่าไรซึ่งทำแยกย่อยตามวันให้ได้ครบทั้งสัปดาห์ หรือทำเฉลี่ยเป็นรายเดือนเพื่อมาดูยอดขายย้อนหลังเฉลี่ยต่อวัน ต่อสัปดาห์ หรือรายเดือนเป็นจำนวนเท่าไร
3. นำมาทบทวน หลังจากได้ข้อมูลดิบ พร้อมการคำนวณการจำหน่ายสินค้าออกโดยเฉลี่ยเป็นรายวัน รายสัปดาห์ หรือรายเดือนแล้วก็จะเข้าสู่ขั้นตอนการทบทวนเพื่อนำไปสู่การปรับปรุง เช่น  หากขายอะไหล่รถยนต์ จะใช้เวลาในการสั่งซื้อไปยังโรงงานมาส่งหน้าร้านใช้กี่วันเพื่อจะได้วางแผนการสั่งเตือนล่วงหน้ากับโรงงานเพื่อให้ผลิตสินค้าและจัดส่งได้ทันกำหนด 
4. ดูตัวเลขยอดขายต่ำสุดและสูงสุด แต่ละเดือนซึ่งจะช่วยให้ทราบค่าการขายว่าแต่ละเดือนควรสั่งสินค้าที่ระดับต่ำสุดและสูงสุดเท่าไร 

   ยกตัวอย่าง นาย ก ขายอะไหล่รถยนต์ พบว่ามียอดขายต่ำสุดในเดือนที่ผ่านมาอยู่ที่ 10 ชิ้นและมียอดการขายสูงสุดอยู่ที่ 35 ชิ้นจึงควรตั้งค่า Min = 10 และค่า Max = 35 (โดยจะต้องไม่สั่งซื้อไม่เกินปริมาณ/จำนวนนี้)

5. ปรับแผนให้เหมาะสม โดยนำค่าเฉลี่ยสินค้าที่ได้มาพิจารณาในการคำนวณร่วมกับการสั่งซื้อสินค้าจากบริษัทผู้ผลิตเพื่อให้เกิดความเหมาะสม  

ตัวอย่างการคำนวณ 

สูตรที่ใช้ในการคำนวณ 

1. สินค้าคงคลังขั้นต่ำ = (การใช้งานสูงสุดต่อวัน * ระยะเวลารอคอยสินค้า (Lead Time) สูงสุเป็นวัน) – (การใช้งานเฉลี่ยรายวัน * ระยะเวลารอคอยสินค้าเฉลี่ยเป็นวัน)
2. สั่งซื้อใหม่ = (รายการสินค้าที่ขายต่อวัน) x (วันที่ต้องใช้สำหรับสินค้าคงคลังใหม่ที่จะมาถึง) + สินค้าคงคลังขั้นต่ำ หรือ สินค้ากันชน (Safety Stock)

ตัวอย่าง ร้านอะไหล่รถยนต์ขายสินค้าได้ 75 ชิ้นต่อวัน และใช้เวลา 8 วันนับตั้งแต่การสั่งซื้อใหม่ เพื่อรอสินค้าใหม่มาถึง ในช่วงวันหยุดสุดสัปดาห์และวันหยุดธนาคาร สามารถขายได้มากถึง 85 ถุง และ Lead Time สูงสุดคือ 10 วัน

• สินค้าคงคลังขั้นต่ำ = (85 x 10) – (75 x 8) = 250 
• สั่งซื้อใหม่ = (75) x (8) + (250) = 850

ดังนั้น  เมื่อระดับสต็อกถึง 750 ถุง ทางร้านสามารถสั่งซื้อสินค้าได้ วิธีนี้ก็เพื่ออย่างน้อยที่สุดจะช่วยให้ลูกค้าไม่จำเป็นต้องยกเลิกการซื้อและมองหาสินค้าจากที่อื่น 

ปัจจัยใดบ้างที่ควรนำมาพิจารณาเพิ่มในการคำนวณ Min Max Stock  

ทิ้งท้ายด้วยปัจจัยที่ควรนำมาพิจารณาในการคำนวณปัจจัยเสี่ยงซึ่งได้แก่ เทรนด์ที่กำลังได้รับความนิยม ความต้องการของผู้บริโภค ณ ขณะนั้น ค่าใช้จ่ายในการเช่าสถานที่จัดเก็บสินค้า รวมถึงค่าดูแลรักษาคลังสินค้า ประกันสินค้าต่าง ๆ รวมถึงบริษัทฯ ที่ดูแลคลังสินค้าว่ามีความน่าเชื่อถือเพียงใดและความปลอดภัยถือเป็นคีย์หลักสำคัญที่ช่วยป้องกันไม่ทรัพย์สินที่มีได้รับความเสียหาย หรือเกิดเหตุการณ์ไม่คาดฝัน เช่น อัคคีภัยนั่นเอง   

การคํานวณ Max Min Stock จึงค่อนข้างมีความสำคัญต่อการจัดสินค้าคงคลังเพื่อให้ได้ปริมาณสูงสุดและต่ำสุดอย่างพอดีที่เริ่มได้จากการเก็บข้อมูลของสินค้าแต่ละชนิด หาค่าเฉลี่ยสินค้า นำมาทบทวนและดูตัวเลขยอดขายสูงสุดต่ำสุดเพื่อนำมาพิจารณาและปรับแผนให้เหมาะสม ที่จะต้องไม่ลืมปัจจัยอื่น ๆ ที่อาจจะมีผลกระทบต่อการคำนวณ เช่น เทรนดืที่กำลังเป็นที่นิยม ความต้องการของผู้บริโภค รวมถึงปัจจัยต่าง ๆ ที่จะช่วยให้การจัดการสต๊อกนั้นมีประสิทธิภาพมากขึ้น  

แต่ถ้าหากไม่มั่นใจเรื่องวิธีการคำนวณ หรือต้องการคนที่มีความเชี่ยวชาญเพื่อจัดการสต๊อก Min – Max ให้มีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้นก็สามารถปรึกษา ZORT ตัวช่วยการจัดการบริหารสต๊อกสินค้าแบบครบวงจรที่จะช่วยให้คุณมีเวลาไปโฟกัสส่วนอื่น ๆ ของธุรกิจให้เติบโต  

สนใจใช้ระบบจัดการร้านค้าครบวงจร

สอบถามข้อมูลเพิ่มเติม

โทร 02-026-6423

Line: @zort