แชร์ทริควิธีทำบัญชีรายรับรายจ่ายร้านค้า ฉบับพ่อค้าแม่ค้ามือใหม่
การทำบัญชีสำหรับร้านค้าไม่ใช่เรื่องยาก หากเริ่มต้นอย่างถูกวิธี พร้อมเชื่อมโยงกับการวางแผนภาษีตั้งแต่แรกเริ่มที่จะช่วยให้คุณประหยัดเวลา ไม่ต้องกังวลเรื่องภาษีย้อนหลังในอนาคตกับ 5 ทริคการทำ “บัญชีรายรับรายจ่ายร้านค้า” ฉบับพ่อค้าแม่ค้ามือใหม่ พร้อมตัวอย่างแบบฟอร์มเตรียมให้พร้อมก่อนไปยื่นกรมสรรพากร
บัญชีรายรับรายจ่ายร้านค้าคืออะไร แล้วมีองค์ประกอบอะไรบ้าง?
บัญชีรายรับรายจ่ายร้านค้า คือ การบันทึกรายการเงินทั้งรายการเงินที่เข้ามา (รายได้) หรือรายการเงินที่ออกไป (รายจ่าย) เพื่อให้ทราบถึงสถานะทางการเงินของธุรกิจที่ช่วยให้มองเห็นภาพรวมของธุรกิจว่ามี “กำไร หรือขาดทุน” ซึ่งข้อมูลที่ได้มีการจดบันทึกทั้งรายการเงินเข้าเงินออกทั้งหมดนี้ จะนำไปวางแผนและใช้ประโยชน์ต่าง ๆ ต่อได้ เช่น การควบคุมค่าใช้จ่าย หรือใช้เพื่อยื่นภาษี ซึ่งการทำบัญชีรายรับรายจ่ายร้านค้าช่วยให้คุณตัดสินใจทางการเงินได้อย่างรอบคอบมากขึ้น
โดยหลัก ๆ แล้วขอแบ่งเป็น 2 องค์ประกอบการทำบัญชีรายรับรายร้านค้า ให้เข้าใจง่ายขึ้น ได้แก่
- รายรับ (Income) คือ เงินที่ได้รับเข้ามาจากการประกอบธุรกิจ เช่น รายได้โดยตรงที่มาจากการขายสินค้าและบริการ หรือรายได้ทางอ้อมซึ่งออกมาจากกดอกเบี้ย เงินปันผล ค่าเช่า
- รายจ่าย (Expenses) คือ เงินที่ใช้จ่ายออกไปเพื่อการดำเนินของร้านค้า หรือธุรกิจ เช่น ต้นทุนการขายอย่างค่าวัตถุดิบ ค่าแรงงาน หรือค่าใช้จ่ายอื่น ๆ อาทิ ค่าเช่า ค่าโฆษณา ค่าธรรมเนียมแพลตฟอร์ม
ในการทำบัญชีรายรับรายจ่ายร้านค้า แนะนำว่าให้แยก “ต้นทุน” คือ ค่าใช้จ่ายทางตรงที่เกี่ยวข้องกับการทำสินค้า หรือบริการให้พร้อมขาย เช่น ค่าวัตถุดิบ ออกจากรายจ่ายเพื่อนำคำนวณกำไรขั้นต้น
บัญชีรายรับรายจ่ายเหมาะกับธุรกิจแบบไหน และมีประโยชน์อย่างไรบ้าง?
บัญชีขายของเรื่องเบสิกที่ไม่ควรข้าม โดยบัญชีรายรับรายจ่ายเหมาะกับเจ้าของร้าน ผู้ประกอบการมือใหม่ ผู้จัดการร้าน หรือผู้ประกอบการรายย่อย ซึ่งการทำบัญชีรายรับรายจ่ายร้านค้า มีประโยชน์ต่อธุรกิจ ดังนี้
ร้านค้าออนไลน์ (E-commerce/Social Commerce)
- ช่วยควบคุมค่าใช้จ่ายแฝงเนื่องจากร้านค้าออนไลน์มีรายได้มาจากหลายแพลตฟอร์ม อาทิ Marketplace หรือ Social Media และรายจ่ายผันแปรสูง เช่น ค่าโฆษณา ค่าขนส่งและค่าคอมมิชชัน
- อีกหนึ่งสาเหตุที่ร้านค้าออนไลน์ต้องทำรายรับรายจ่าย เพราะจะช่วยให้ทราบสถานะธุรกิจว่ามีกำไร หรือขาดทุนสุทธิเท่าไร
- การมีข้อมูลรายรับรายจ่ายที่ชัดเจนช่วยให้เลือกหักค่าใช้จ่ายตามจริงแทนการเหมา (ลดภาษีได้) และสามารถวิเคราะห์ข้อมูลเพื่อวางแผนกลยุทธ์การตลาดให้เหมาะสม
สงสัยใช่ไหมว่าทำไมร้านค้าออนไลน์ต้องทำรายรับรายจ่าย อ่านเพิ่มเติมได้เลยที่บทความนี้ คลิกเลย!
ร้านอาหาร/คาเฟ่:
- บัญชีขายของจะช่วยให้ร้านอาหาร และคาเฟ่ควบคุมวัตถุดิบในการติดตามรายจ่ายวัตถุดิบของสด หรือของเน่าเสียได้ง่าย ลดปัญหาต้นทุนจมและควบคุมกำไรต่อเมนูได้อย่างแม่นยำ
- ลดความเสี่ยงจากการขาดสภาพคล่อง เนื่องจากร้านอาหารมีรายจ่ายยิบย่อย และความถี่ค่อนข้างมากซึ่งการบัญชีรายรับรายจ่ายร้านค้าจะช่วยให้เห็นจุดรั่วไหล ลดต้นทุนที่ไม่จำเป็นเพื่อรักษาสภาพคล่องทางการเงินได้อย่างมีประสิทธิภาพ
ร้านค้าปลีก:
- ร้านค้าปลีกมีสินค้าหลากหลายและมีอัตรากำไรต่อหน่วยไม่สูง การทำรายรับรายจ่าย ร้านค้าจะช่วยให้เห็นภาพรวมสถานะการเงิน ป้องกันการขาดทุนโดยไม่รู้ตัว รู้กำไรขาดทุนที่แท้จริงและรู้ว่าสินค้าใดทำกำไรมากที่สุด
- บัญชีที่ถูกต้องจะช่วยเพิ่มสร้างความน่าเชื่อถือจากสินเชื่อธนาคาร หรือนักลงทุนที่หากมีแผนในการขยายสาขา หรือกิจการในอนาคต
5 ทริคทำบัญชีรายรับรายจ่ายร้านค้าฉบับพ่อค้าแม่ค้ามือใหม่
ให้ทุกการทำบัญชี ไม่ใช่เรื่องยากมาดู 5 ทริคดี ๆ ในการทำบัญชีรายรับรายจ่าย ร้านค้าฉบับพ่อค้าแม่ค้ามือใหม่ ดังนี้
1. แยกบัญชีส่วนตัวออกจากบัญชีร้านค้า
เริ่มต้นง่ายแค่แยกบัญชีส่วนตัวออกจากบัญชีขายของ ร้านค้าอย่างเด็ดขาดที่จะช่วยให้เห็นกำไรที่แท้จริงเพราะทำให้ตัวเลขรายรับ รายจ่ายของแต่ละบัญชีชัดเจนและยังช่วยเสริมเครดิตให้ธุรกิจเมื่อต้องยื่นขอสินเชื่อจากสถาบันการเงิน หรือติดต่อกับนักลงทุน
2. เตรียมเอกสารสำหรับทำบัญชีรายรับ-รายจ่ายร้านค้า
ต่อมาก็จัดเตรียมเอกสารประกอบการลงบัญชีรายรับรายจ่ายร้านค้าซึ่งเป็นสิ่งที่สำคัญที่สุด โดยเฉพาะการยื่นภาษีที่ควรมีรายละเอียดรายการที่ต้องเก็บ-แยกประเภทให้ชัดเจนและเกิดขึ้นจริงเช่น ใบเสร็จรับเงิน ใบกำกับภาษี สลิปโอนเงิน ค่าเช่า เงินเดือนพนักงาน ต้นทุนค่าสินค้า ค่าขนส่ง ค่าการตลาด ค่าโฆษณา หรือแม้กระทั่งรายการจ่ายที่เป็นบิลเงินสดที่ถูกต้องตามกรมสรรพากร
3. เลือกเครื่องมือทำบัญชีรายรับ-รายจ่ายที่เหมาะสม
หลายร้านค้า หรือพ่อค้าแม่ค้ามือใหม่อาจจะทำบัญชีขายของแบบเดิม ๆ ในไฟล์ Excel ที่อาจจะใช้เวลานานการเลือกเครื่องมือที่ไม่ต้องใช้โปรแกรมขนาดใหญ่อย่างโปรแกรมทำบัญชีร้านค้า จะช่วยให้ใสะดวกในการสรุปยอดรวม แสดงกราฟกำไร-ขาดทุนแบบเรียลไทม์ โดยไม่ต้องเสียเวลารวมตัวเลขด้วยตนเองจึงค่อนข้างเหมาะสำหรับมือใหม่ หรือมีงบลงทุนไม่สูงให้ช่วยลดภาระงานและทำงานสะดวกมากยิ่งขึ้น
4. บันทึกรายรับ-รายจ่ายร้านค้าอย่างสม่ำเสมอ
การทำบันทึกบัญชีรายรับรายจ่ายร้านค้าอย่างต่อเนื่อง ช่วยสร้างวินัยทางการเงินที่ดี ได้ข้อมูลยอดขายที่บันทึกจริงทุกรายการและแม่นยำ ทำให้ทราบอัตรากำไรและขาดทุนที่แท้จริงเพื่อนำไปวางแผนบริหารจัดการร้านค้าได้อย่างมีประสิทธิภาพ รวมถึงการยื่นภาษีที่เป็นจริง ไม่ต้องถูกกรมสรรพากรตรวจสอบแล้วถูกเรียกเก็บภาษีย้อนหลังที่อาจจะโดนจ่ายในอัตราที่สูงกว่ามาก ๆ
5. วิเคราะห์ข้อมูลและติดตามผล
อย่างที่กล่าวไปข้างต้นว่าการได้ข้อมูลบัญชีรายรับรายจ่ายร้านค้าที่มีการบันทึกอย่างถูกต้อง แม่นยำและมีความสม่ำเสมอจะช่วยให้ข้อมูลที่นำมาวิเคราะห์สามารถทำให้ธุรกิจทราบถึงจุดแข็ง-จุดอ่อน เช่น สินค้า หรือบริการใดทำกำไรได้สูงสุด ขายดีสุด หรือช่องทางการขายบนแพลตฟอร์มไหนมียอดคำสั่งซื้อมากที่สุด หรือค่าใช้จ่ายส่วนใดสูงเกินความจำเป็น
นอกจากนี้การทราบสถานะทางการเงินที่ชัดเจนจะช่วยให้ธุรกิจวางแผนในการลงุทนเพื่อปรับปรุง หรือต่อยอดได้อย่างมีประสิทธิภาพ เช่นการขยายสาขา เพิ่มการขายหน้าร้าน หรือตั้งเป้ายอดขายที่เป็นไปได้ในปีถัดไปได้ดีมากยิ่งขึ้น
ตัวอย่างแบบฟอร์มบัญชีรายรับรายจ่ายร้านค้า ก่อนยื่นสรรพากร
เตรียมให้พร้อมก่อนไปยื่นกรมสรรพากรกับตัวอย่างแบบฟอร์มบัญชีรายรับรายจ่ายร้านค้า ตามกำหนดเพื่อใช้ประกอบการยื่นขอลดภาษี โดยมีรายละเอียด ดังนี้
รายงานเงินสดรับ-จ่าย
ชื่อผู้ประกอบการ เช่น นาย A เลขประจำตัวประชาชน 1-2222-33333-44-5
ชื่อสถานประกอบการ เช่น บริษัท มั่งมี จำกัด เลขประจำตัวผู้เสียภาษีอากร 1-2345-6789-0
- ชื่อผู้ประกอบการ
- ชื่อสถานประกอบการ
- เลขประจำตัวประชาชน
- เลขประจำตัวผู้เสียภาษีอากร
- วัน/เดือน/ปี โดยต้องเป็นวันที่มีการรับเงิน หรือจ่ายเงินจริงเท่านั้น แต่สามารถลงบัญชีภายใน 3 วันทำการ นับแต่วันที่มีธุรกรรมรายรับ-รายจ่ายเกิดขึ้น ก็ได้เช่นกัน
- รายรับที่เกิดจากการดำเนินธุรกิจ ไม่ว่าจะเป็นรายได้จากการจำหน่ายสินค้า, รายรับดอกเบี้ย หรือเงินปันผล
- รายจ่าย-บัญชีรายรับรายจ่ายร้านค้าตามแบบของกรมสรรพากร กำหนดให้ผู้ประกอบกิจการแบ่งรายการรายจ่าย ออกเป็น 2 ประเภท ได้แก่
- รายจ่ายที่เป็นต้นทุนสินค้า
- รายจ่ายอื่นๆ เช่น ค่าจ้างพนักงาน ค่าเช่าสถานที่ เป็นต้น
- หมายเหตุ จะใช้สำหรับระบุรายละเอียดเพิ่มเติมว่าธุรกรรมรายรับ หรือรายจ่ายที่เกิดขึ้นเป็นแบบจ่ายเงินสด หรือว่าเงินเชื่อ
บัญชีรายรับรายร้านค้า จึงเปรียบเสมือนกุญแจสำคัญให้ธุรกิจได้ทราบถึงสถานะทางการเงินที่เริ่มต้นได้ง่าย ๆ ไม่ว่าจะเป็นพ่อค้าแม่ค้ามือใหม่ หรือร้านค้าที่แค่แยกบัญชีส่วนตัวกับบัญชีธุรกิจออกจากกันอย่างชัดเจน เก็บ-แยกประเภทเอกสารบัญชีให้ชัดเจน เลือกใช้เครื่องมือเพื่ออำนวยความสะดวกในการทำรายงานสต๊อกสินค้า พร้อมบันทึกข้อมูลรายรับรายจ่ายที่เกิดขึ้นจริงทุกรายการอย่างสม่ำเสมอ เพื่อให้นำมาวิเคราะห์ข้อมูลต่อยอด ขยายธุรกิจ หรือยื่นภาษีได้อย่างถูกต้องและไม่ต้องกังวลว่าจะโดนเรียกเก็บภาษีย้อนหลัง
หากร้านค้า หรือพ่อค้าแม่ค้ามือใหม่ไม่สะดวก หรือไม่มีเวลาทำเอง ZORT เป็นตัวเลือกที่ตอบโจทย์เพราะสามารถแปลงข้อมูลรายงานให้เป็นไฟล์ Excel ได้ทันที พร้อมเชื่อมต่อระบบจัดการบัญชีเมื่อต้องการ ได้สะดวกและง่ายมากขึ้นในการใช้งาน รวมถึงการจัดส่งแบบฟอร์มบัญชีรายรับรายจ่ายร้านค้าให้กรมสรรพากรที่ครบจบที่เดียว
สนใจใช้ระบบจัดการร้านค้าครบวงจร
สอบถามข้อมูลเพิ่มเติม
โทร 02-026-6423
Line: @zort
